第一次做專案最重要的事情:目的,人,回饋

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適合:做專案有興趣的人,與準備要接專案的新鮮人

到了社會差不多一年左右,公司訓練差不多後,都會開始交付一些專案給新人來做。一方面為了檢視新人的執行成效,二方面也是了解新人的潛力與成長性。而專案對於新人來說都是一次相當大的挑戰,輾轉難眠個幾個晚上再所難免,而這入辦公室後一個月,我也被交付了一個專案,順利了終於完成了金額約600萬的提案了。

這次沒有那麼的緊張了,或許是因為先前失敗太多次了,所以歸結出一些應對的方法了,在我看來如果是新人做專案的時候需要注意的可能會試下面幾點:

1.     搞清楚提案的目的:
所謂專案就是具有特殊性與時效性的案子,往往需要有跨單位下去進行整合,並且需要於一定時間內產出,故會面對到許多不同的單位一起合作。之所以要向長官問清楚「為什麼請自己做非常重要」,因為當你衝衝忙忙地立刻去執行這件事情,不顧情面的請各部會去配合,往往會事情辦不成,因為抓不到重點,最後還因為自己是個新人不懂情面得罪了各部會的人。

例如過去自己在傳產業時,我意外被分配到管理全工廠的倉庫,並負責管理6個人。那時接到的任務看似很簡單,就是進行盤點,並且上頭說希望讓下面的人有套規範去進行。就這樣一句話,我花了一個禮拜終於和下屬的人整理完了倉庫提供了報表,但是還是被罵了一頓,因為重點是我沒有理出一套SOP或是一套可以給一班員工有效盤點的流程資料等。

那時的我自然覺得相當莫名其妙,因為自己都已經照做了,也提供報表了,怎麼還會被罵呢?畢竟我從來也不是負責倉庫的,莫名其妙被叫去管理有將近120萬存貨的倉庫,這已經相當不容易了,怎麼還被苛責?

最後想清楚了,那就是在工作前務必了解自己被放在該位置的理由與上層的目的。因為如果是一般盤點,為什麼需要一個不熟的人進行管理,那麼我能提供其他的什麼附加價值?

原來上層是希望可以將其中的流程給記錄下來規範下來,提供給未來該單位的大陸主管做參考。當然其中還是有很多荒謬之處,例如為什麼一到公司就當主管等,但那不是重點了。

重點是,自己如果接了一份專案或是負責事情,務必要先理清楚「為什麼」,為什麼是我來,而不是別人來呢?也唯有搞清楚這點才能開展出更多,例如我來可以做些什麼?並且進一步討論到如何做事的面向上。

2.     做事很重要,但永遠不要急著做事,而要先思考「事情」的來龍去脈,也就是「人的原因」。事情不會憑空得誕生,一定是有人的因素添加進去了,經過各種化學作用與奇怪的謀和而產生事情。一剛開始就拼命的去處理事情,而不仔細思考背後的「人」,就容易釀成悲劇。
比如說,既然第一次處理這件事情,如果有前輩在,為什麼不先請教一下呢?如果需要和很多部門進行互動與溝通,那麼過去的處理流程是?並且各部門的難處是什麼呢,為什麼別人要幫助你完成專案呢?

如果事情要牽扯到這麼多,而不是靠自己就能完成的,那麼建議不妨先停一下,先去問一下各部門的長官,自己該如何做對他們最有利呢,並且不影響對方的作業。

並且再問一下,有沒有相關的前輩做過這些事情,或是部屬中的老鳥,請教一下過去是如何做的。最終,整合這些想法,再去作執行並且永遠要有兩套方案,否則,當一出錯後連改進時間都來不及了。新人做專案,大致都相當難立刻產出的,往往都是倒數一兩天才會產出。所以,搞清楚,想要做事情,還需要先會做人,而這邊所謂的做人,不是去交際應酬,而是對所謂的事情背後的「人」能夠表示尊重,因為多數時候這些事情都是別人在做或是弄出來的,自己怎麼能夠不小心點或是罩子放亮一點呢?

3.     小步快跑,勝過一步登天。過去我喜歡一次將東西做到位後,才將結果上交給主管,最後發現往往下場就是被退回來,並且再相當短的時間必須要完成,可想而知在極短時間完成的作品都不會是什麼好作品。

專案也是一樣,首先要先了解自己做專案與主管請你做雙方的思維是什麼。自己做專案當然希望做的越精美越仔細越好,至於時間點,市交出去就可以了;但是主管呢?他不用做,但必須要保證交出去的東西是「安全」的,而「出乎意料的好」不是他所關注的,因為他還要將東西上交到上層等,也需要時間,因此這樣的他既然不用做,那麼一定要確保說能夠準時產出,並且是無害的。

而專案往往又是改了又改,又鮮少能一剛開始就達標完成主管的交付。畢竟雙方的在意點仍是有差的,如此,只能夠不斷去確認與詢問,若能夠時間提早點處理,就能夠隨時的修正與更正,拿到回饋,而不會做了半天發現原來都不是自己主管所要求的。看似要不斷的凡主管感覺很煩,但當過短暫主管的我發現,其實,透過和主管確認,反而可以讓他安心有安全感,只要時間抓對並且有確實改善,多數主管應該都是能夠接受的。


假日休息一下,在大公司做一份提案,似乎輕鬆一點,因為細節都是各部會中寫一點後由我做最後的總結,儘管如此,我還是會恪守這三個原則來處理事情。搞清楚作專案目的;了解事情背後的人與小部快跑。很淺顯,但卻是常被忽略的地方。

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